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“伟创股份”报销案例  

2014-10-23 10:32:36|  分类: 报销管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一、企业概况
深圳市伟创自动化设备有限公司成立于1993年,从事专机(工业机器人)、物流及仓储自动化成套设备、自动化装配及检测成套设备、机械式立体停车设备、自动化控制系统及系统集成的研发设计、生产制造、安装调试、技术服务。
为满足客户需要和业务拓展需求,在全国建立了广泛的销售与服务网络,在全国各大中城市设有直属办事处及服务中心。同时,公司产品已成功进军国际市场,同欧美、东南亚等20多个国家和地区均建立了良好的业务往来关系。


二、面临的问题和挑战
问题一:作为目前国内实力与规模均位居前列的高端设备制造企业,随着公司业务快速发展,公司的开支、往来款项节节攀升,手工管理方式难以自如应对,容易造成预算执行不到位,无法做到经办人员业务发生时提醒,导致实际费用支出和事前的预算脱节。
问题二:设备制造企业外地工作人员多,较为分散难以管理。企业组织架构复杂 部门众多,员工报销一笔费用耗时耗力,管理层在进行费用审批时无法实时得知相关费用预算的支出情况,报销管理效率不高,迫切需要快捷的报销模式支撑企业管理。
问题三:传统的银行支付方式有滞后性,对帐困难。受审批流程和银行处理速度的双重制约。且带来了大量的银行对帐工作,使财务人员工作负荷大易出错。
深圳市伟创自动化设备有限公司为解决缺陷与不足,最终选择友为软件助其管理费用报销。

三、友为网上报销解决方案

   友为满足深圳市伟创自动化设备有限公司下属各部门与中心网点费用预算总部集中管控的需要,总部通过统一的流程管理框架为基础,结合各业务单元自身的 特色业务费用管理流程,对公司未来的费用业务流程,在遵循全公司统一的基本思路下,友为提出整体规划分期实施上线;即一期通过实施友为NFS平台网上报销、二期完成预算管理核心功能模块,与网银支付对接,实现应收应付与业务系统对接,业务逻辑则结合系统本身的功能特点进行设计及少部分二次开发。
 
针对不同的角色的系统应用:
  • 填单智能化,员工随时查阅报销状态
通过友为网上报销系统中的设置了各种报销单模板,如《差旅费报销单》、《费用申请单》《日常费用报销单》《采购申请单》等,友为按伟创管理制度规范报销流程,标准化员工的报销标准、出差补贴、借款额度等指标,实现费用报销的申前申请,员工报销时关联事前申请单,规范员工的报销行为。
  • 领导随时审批,待审单据通过邮件提醒领导审批,友为提供手机客户端审批,实现移动办公需要。
友为软件为伟创梳理出几十种报销支付审批流程,按不同单据表单模板走不同审批流程、按审批 额度走不同的审批流程,举例为员工可以根据级别在系统中填写报销单时系统根据员工级别自动计算出差旅补贴并按系统事前设置好的流程流转,如特殊情况需要增 加审批人时系统允许任一节点可以临时加签审批,满足企业各种复杂的流程管理需求。
  • 预算管控能智能化
实现预算编制审批,预算调整、预算查询、预算控制,报销人在报销时系统自动提醒预算使用情况,为领导提供预算执行报表。
 
四、伟创应用友为报销系统效果
1、全面跟踪、控制企业的费用发生全过程,资金集中管控,提高了资金使用效率; 
2、实现从申请、报销审批、支付、全流程的规范化、标准化、透明化、自动化费用报销; 
3、 通过网上银行付款,提高支付效率,节省了支付成本,提高工作效率; 
4、使报账人员、审批人员、财务人员分离,强化内部控制,提高员工满意度;
5、 时实监控总部与全国各分支机构内发生的重大和异常费用情况,降低企业经营风险;
 


关键词:网络报销费用报销制造行业报销流程无现金报销
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