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工程合同管理的风险  

2014-05-29 16:15:25|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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    在这一新形势下,工程招投标不再只是一个纯粹的报价问题、合同管理也不再仅是一个签字那么简单。简单的说已经变成了一个风险管理的问题。至少在招投标过程中,不管是否有意识,对对方的信用程度、财备状况的考察已变成一个不可或缺的关键环节。而合同模式的选择,对合同双方建立合作、信任的关系尤为重要。

现在我以自已在工程合同管理及招标中的实践,来和大家探讨一下这个问题,以期能达到抛砖引玉的效果。

    友为合同管理系统以流程监控为基础,从风险管理的视角对合同管理进行的分析,形成合同管理的 大功能模块,并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率,加强合同履行的跟踪,对各种预警进行控制风险,快速查询和统计分析来支持决策。

    友为合同管理系统功能以"合同"为中心,以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用,通过流程来打通各个模块之间的血脉,建立起一个统一共享的合同信息管理平台,当我们找到其中的一个信息点时,与此信息点相关的所有信息都被提取出来,供所有合同相关不同角色的人员使用。
    合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务,合同是企业对外交易的门户,合同管理的好坏直接影响企业的经营成败,然而长期以来,由于在合同管理中实行手工管理,合同审批流程不明确,信息利用水平不高,造成合同管理过程中业务处理效率低,浪费了大量的人力、物力,各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展,成为企业合同管理的瓶颈。

企业合同面临问题如下:
     采用手工管理合同,由于涉及的部门众多,需要管理的合同要素也各不相同,因此造成信息不集中,实时性不强,导致各部门协作,业务流程组建,监控制度执行方面效率不高,费时费力等问题,具体表现在如下方面:

文档管理困难

     传统纸质合同与电子版合同共存,但对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。 

进度控制困难

     由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通wordexcel管理已很难满足公司发展需要,并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍。 

信息汇总困难

     采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

缺少预警机制

     缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能准确地预测近期可能的收支项目,不能帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。

一、合同总价的确定

    目前在建安工程方面大至存在以下几种形式:

(1)、据实结算的合同类型

(2)、合同造价一次包死的类型

(3)、除双方约定的材料品种据实调差外,总造价基本包死。这种模式为第二种模式的合理补充。

此类合同的优点是:①、在招标时,由于施工单位风险的部分化解,能在施工单位中间加大竞争,比较有利于降低造价;②、这种合同模式下双方风险共担,有利与双方合作关系的建立。对一些较大型的项目比较适用,如多层住宅楼、小高层住宅楼等,可采用钢材、水泥据实调差,其余材料不调差的模式。 
4)、装饰工程我做的较少,没有太多的经验。

    以上各种确定合同价的模式,很难说哪一种更好一些。应该按具体工程的类别、大小、特点清来确定哪一个模式的合同更适用于该工程。

     友为合同管理软件的客户价值在于:

1.规范基础数据管理

合同管理系统采用集中的数据管理,可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状;

同时,系统提供自定义字段功能,可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。  

2.提高管理效率

合同管理系统避免了手工管理合同出现,利用审批流管理,可以方便、快捷地处理企业管理事务;

预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务;

报表管理的灵活定义,为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。  

3.实现标准化管理和个性化管理的有机结合

合同管理系统通过全局设置和权限分配,可以由公司制订统一采用的管理标准;

比如,由公司设置业务单据必填字段,信息录入必须填写这些信息;

数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项,防止录入人员的录入随意性;设置统一的报表格式,信息输出时可以保证一致性;

同时,系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施,比如网格的列显示、自定义报表等。

4.为领导决策提供准确及时广泛的信息

利用互联网,领导可以在任何时间、任何地方进入系统,随时查阅与合同管理相关基本信息;

准确定位下属人员的工作情况,掌握合同执行现状,并方便地生成各种数据报表或图表;

同时,系统还提供强大的管理工具模块供客户选择,对这些信息进行深入分析,为公司决策人员提供更多的智力支持。  

5.为用户提供全面合同管理解决方案

合同管理系统与企业管理咨询相结合,可以为客户提供全面的合同管理解决方案

比如,通过系统的开放性和灵活性,可以有效地固化专业咨询的工作成果,这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。

 

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