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改善法务管理的同时善用信息化  

2014-11-05 18:25:00|  分类: 合同管理系统 |  标签: |举报 |字号 订阅

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关键词: 企业法务 法务合同 法律文书 法务管理
多数企业法务部为了提升管理水平选择上法务管理系统,主要是因为在管理实践中遇到了很多挑战,想凭借法务管理信息系统的强大功能提升以下几个流程的处理效率:

  1. 签订前
  2. 签订中
  3. 履行中
  4. 履行后
 
  合同签订前这个阶段,我们常见的问题有相对方资信管理的问题、预算控制的问题、标准合同文本的管理问题。从法律风险的视角来看,标准合同文本的管理是 关键问题。曾听一个大企业的法务部长说,标准合同文本做好了,合同风险基本可以控制80%。但是现在很多企业在推广标准文本的时候,其实不是那么容易的, 有很多问题。
  合同签订中的问题。合同管理业务在企业法务中最常见的一个管理过程就是从合同文本的起草开始,到各个部门会签,到财务、法务部门的审核以及到领导最后 的签批。在这个过程当中也可能会遇到合同审批效率的问题,也可能遇到不同部门在审查合同的时候并不清楚自身的职责,其他部门同意了,自己也就同意了。当事 后出现风险的时候,很难分清是谁的责任。
合同履行中的问题。现在我们很多企业法务部门工作的重心是在合同的审核,合同审核完以后,合同履行的过程,是法务部很少参与的。可能在合同执行过程中真正有问题了,再想到找法务部来解决合同纠纷问题。之所以会产生这种现象,有两方面原因:
一个是法务部的职责还没有覆盖到合同履行过程中的问题;
二是没有一个很好的手段帮助我们法务部监督相关合同的执行。
  合同履行后的问题。对于一个大型企业来讲每年上十万的合同,已经审核完了和履行完了的,你想查找相关的信息,去文件库里或者档案库里找到某一个合同, 那是相当费时费力的。或者领导想看一下我们签的不同类别的合同有多少,想看这些细节数据的时候,都是企业法务部门非常头痛的问题。
 
友为法务管理系统-帮助企业更好管理法务合同的管理系统
业务管理是法务合同管理的核心需求,法务合同管理软件必须解决实际业务管理中的问题;
专注于企业法务合同管理的动态化、智能化、网络化,为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能;
功能包括了法务合同起草、法务合同审批、法务文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、法务合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。
 
 
法务合同起草:
提供法务合同示范文本库,起草人选择对应的法务合同范本,填写法务合同要素;
法务合同示范文本只允许起草人填空,不允许修改固定条款格式。
 
合同审批:
根据企业的业务流程自定义软件中法务合同审批流程,保存所有的审批意见;
帮助评审人员参考,最后打印出合同审批单。
 
法务合同文件:
管理所有与法务合同有关的文件,包括法务合同原稿、变更文件、附图等内容;
可以将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中。
 
进度跟踪:
明确记录法务合同进度,并与计划情况进行对比;
方便领导随时了解法务合同动态执行的情况,到底完成到何种程度,完成的百分比是多少;
方便领导调整进度,安排下一步的工作。
 
法务合同变更:
记录法务合同变更的原因、影响,并将变更依据作为附件导入系统;
兼顾了变更过程管理的严谨和自动性,关联结果,有据可查,权责明晰。
 
预警系统:
系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警;
帮助用户提前做好财务规划和分析决策。
 
报表:
多样化的统计方式,自定义统计条件,并将统计结果输出图形;
从不同角度对系统数据进行统计分析,辅助经营决策。
 
通过友为法务系统管理,解决了比如审核效率低、过程没有记录、过程不透明、查询统计不便、信息共享、信息传递等问题,加强了法务部与领导层、法务部与外聘 律师、各部门与法务部、各分公司法务部之间的信息沟通及资源共享。规范管理企业法律事务与项目合同,有效地监测及预防法律风险。
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